Etkili Zaman Yönetimi / John Adair -2-

1. Şimdiki zamana karşı olan tavrınızı inceleyin. Yarın veya dün hakkında düşünmeyi terk etmek pahasına bugüne konsantre olmadan hiçbir şey başaramazsınız.

2. Her gün yapmak istediğiniz şeyleri bir tür öncelik sırasıyla listeleyin. Düzeltme imkânına sahip olmak için bir gece önceden hazırlanın.

3. Başarıları tanımlayıp başarısızlıkların sebeplerini analiz ederek her günü gözden geçirin. Kendi kendinize bahaneler uydurmaktan kaçının.

4. Hayır demeyi öğrenin. Aksi takdirde ömür boyu başkalarının öncelik listelerinin bağımlısı olursunuz.

5. Günlük programa mutlak sadakatle bağlanmayın. Planın amacı zamandan kaynaklanan baskılardan kurtulmak ve hayatı daha dolu yaşamaktır . Önemli şeyler için daima zaman vardır. Eğer bir şey önemliyse, zaman bulursunuz.

6. Yaptığınız şeyden her zaman zevk almaya çalışın. Yapmadığınız şeylerin yasını tutmak için sakın zaman harcamayın.

7. Kaba bir şekilde başlayacak olursak, zamanın kalitesi, miktarından daha önemlidir. Bu yüzden zamanınızı ne kadar faydalı bir şekilde değerlendirdiğiniz hususu sizin için en büyük dikkat noktası olmalıdır. Burada başlıca ilke, en kıymetli zamanınızı en iyi şekilde değerlendirmektir. 

8. EN KIYMETLİ ZAMANINIZ HANGİSİ?

Mantık olarak en iyi işi çıkardığınız zamandır. Bunu deneverek anlayabilirsiniz. Sizin için belki de sabahın ilk saatleri, belki öğleden sonra veya akşamdan sonra en etkili olduğunuz zamandır. 

9. Sabah ağır iş zamanıdır. Belli toplantıları ve buluşmaları enerji açısından tepede olmadığınız zamanlara koyun, böylece beyin gücünüzü daha idareli kullanmış olursunuz.

10. Daha kısa aralar için en uygun zamanlar, sabah ve öğlen en verimli saatlerinizi yaşadıktan sonradır, yani aşağı yukarı 11 ve 16. Aralardan önce, bazen de hem önce hem sonra çok daha fazla iş yapma eğilimi gösteririz.

11. Üretken düşünmek zorla olmaz. Eğer bir problem üzerinde uğraşıyorsanız ve hiçbir yere varamadığınızı görüyorsaniz, yapılacak şey problemi bir süreliğine öylece bırakmak ve şuuraltınızın devreye girmesini beklemektir.

12. Üretken fikirler genellikle sabahın erken saatlerinde gelir.

13. Ay ışığı yöntemi sabahın en erken saatlerinde yatakta çalışmak demektir. Eğer o anki zihinsel faaliyetleriniz meyve verecek gibi duruyorsa hemen ışığı açın ve notlar alın.

14. Zamanınızın %20'si en önemli işlerinizin %80'ni size verecektir.

15. Büronuz yaptığınız işlerin ışığında düzenlenmelidir. Devamlı kullandığınız aletler ve malzemeler yakınınızda bulunmalıdır.

16. Masa seviyesindeki işıklandırma, başın üstünde gelen ışıklandırmaya tercih edilmelidir. İnsanlar bölümsel ışıklandırma olan yerlerde psikolojik olarak daha yavaş yürüyeceğinden ve daha sessiz konuşacağından bu tür ışıklandırmalar gürültüyü de asgariye indirir.

17. Eğer çok fazla yazı yazıyor ve sağ elinizi kullanıyorsanız, güneş ışığı size soldan gelmelidir. Pencerenin tam önünüzde olmaması da gözünüzün dikkat dağıtıcı etkenlere gayri ihtiyari biçimde takılmasını engeller.

18. Masanızın üstünde o anda yaptığınız işle ilgili olanların haricinde hiçbir kâğıt olmamalıdır. Böyle bir uygulama, yaptığınız işe daha kolay yoğunlaşmanızı sağlar. Konsantrasyon büyük bir zaman kazandırıcıdır.

19. Her kâğıdı bir kere inceleyin. Bu ilkeye, bir milyon sterlinlik fikir denmeye başlandı. Bunu keş feden ve uygulayan müdürler her gün bir saatten yılda 220 saat kazandılar. Cevap gerektiriyorlarsa bir mektubu veya notu cevaplamadan bir kenara atmayın. Bir mektubu okuduktan sonra, okuduklarınız aklınızda tazeyken ve başka şeylerle karışmadan cevaplamak çok daha kolaydır.

20.Tartışmaya açık olmayan maddeler toplantının başında ve sonunda ele alınmalıdır. Böylece başlarken de biterken de toplantıya katılanların yoğun ilgisi celbedilmiş olur. Önemli maddeler toplantının başında, zihinler henüz yorulmamışken tartışılmalıdır.

21.Başkan olarak toplantının amacının ne olduğunu ve neden önemli olduğunu toplantının başında açıklamayı unutmayın. Herkesin bildiğini varsaymayın. Katılımcıların gündemden memnun olup olmadığını kontrol edin, böylece senin planın bizim planımız olur. Nazik fakat ciddi bir şekilde kontrolün sizde olduğunu gösterin.

22. Her toplantının sonunda başkan alınan kararın ve öz bir özetini yapmalıdır. Tutanakta kullanılmak üzere bütün konuyu ana bir cümleyle özetleyebilmelidir.

23. Eğer alınan karar neticesi başka birinin bir şey yapması gerekiyorsa, o kişinin konuyu tamamen anladığından ve görevi kabul ettiğinden emin olmalıdır. Üzerinde hemfikir olunan böyle görevlerin belli bir başlangıç ve bitiş tarihi olmalıdır.

24. Başkan olarak tutanak hazırlama görevi sizin olmamalıdır. Söz konusu görev başkasına devredilmelidir ve bu başkası da genellikle sekreterinizdir. Eğer o yapamazsa başka bir grup üyesi yapmalıdır. Bizzat yapmaya kalkarsanız toplantıyı yönetirken konsantrasyonunuz bozulur.

Tutanaklar uzun ve karışık olmak zorunda değildirler. Fakat aşağıdakilere sahip olmalıdırlar.

• Toplantının zaman, tarih ve mekanı

• Gelenlerin listesi, katılmayanların mazeretleri

• Ulaşılan sonuçlarla tartışılan bütün konuların, alınan kararların ve üzerinde anlaşılan faaliyetlerin listesi yükümlü olanların isimleri

• Bazı durumlarda ana tartışmaların ve karara giden yolda atılan bazı adımların listesi

• Kararları uygulamakla

• Toplantının bitiş zamanı

• Bir sonraki toplantının tarih ve zamanı, gerçekleşeceği yerin tam adresi

25. Toplantıların gerçekte ne kadar maliyetli olduklarını bilmek zamanı daha iyi değerlendirmenizi sağlayacaktır. Yapılacak toplantının gerçekten gerekli olduğundan ve alâkasız kişilerin gelmeye mecbur bırakılmayarak vakitlerinin çalınmayacağından emin olun.

26. Toplantıyı planlamak için harcayacağınız zaman size on misli fayda sağlayacaktır. Gündemi dikkatlice belirleyin,her maddeye yeteri kadar zaman harcayın.

27. Yetki vermek, bir kişiye bir iş konusunda güvenip ona işi yapabilmesi için gereken idari gücü de vermek demektir.

28. Sorumlulukların tasvir edilerek anlatılması bir genel müdürün en temel görevidir ve bu görevin gerektirdiği en önemli rol ise liderlik yapmaktır.

29. Liderlik özellikle engeller ve güçlükler ortalıkta kol gezdiği zaman çalışanlara ilham ve şevk vermek demektir; organizasyondakilere enerji ve güç vermelidirler.

30. Liderliğin üst kademelerinde, ne pahasına olursa olsun, idari işlerle çok fazla meşgul olmaktan kaçınmalısınız.

31. Yetki devrinin esas amacı, tek kişi tarafından omuzlanmiyorsa organizasyonun etkililiğini artırmaktır.

32.Gerçek bir yetki verici, yetki vermenin risklerini ve sonuçlarını kabul eder ve risk almadığı takdirde bunun uzun vadede çok büyük zarara ve kayba sebep olacağını bilir.

33. Stresin alâmetlerini tanıyabilmeyi ve sebeplerini teşhis edebilmeyi öğrenin. Eğer hayatınızı ele geçirirse yedi kademeli programı uygulayın: Faaliyete geçin, duygularınızı ifade edin; önceliklerinizi gözden geçirin; değiştirilemeyeceklerle barışın; tecrübelerinizi faydalı bir şekilde kullanın; zaman yönetimi becerilerinizi kontrol edin ve en son olarak acılarınızı değil yaptığınız iyilikleri sayın.

34. Eğer endişeleriniz varsa, zihninizdeki kamerayla potansiyel probleme bir "zum" yapın. Kendinize şunu sorun: “Bu olay en kötü nasıl bitebilir? Bu sonuçla başa çıkabilir miyim?" Bu soruların cevaplarını bulabilirseniz endişeleriniz kaybolacaktır.

35. Her gün bir günlük yaşayın. Dün olan bir şeyi değiştiremezsiniz. Bugünü daha iyi yaşayarak yarını daha iyi bir hale getirebilirsiniz.