Etkili Zaman Yönetimi - John Adaır

1. Siz de zamanı daha ekonomik kullanıp az zamanda çok iş yapmaya başlamak için kendinize basit hedefler seçin.

2.İşteki amacınızın ne olduğundan emin olmalısınız. Böyle olduğu sürece, duruma göre, bazen farklı önem ve aciliyet kriterleriyle hazırlanmış öncelik listenizi hazır bulacaksınız.

3.Geçmiş zamanı yönetemezsiniz. Fakat gerçekçi ve objektif bir şekilde nasıl geçtiğini irdeleyebilirsiniz.

4.Gelecekte zamanınızı daha etkili bir şekilde yönetmek doğrultusunda iradenizi çelikleştirmek için harcadığınız zamanı bilmeye ihtiyacınız olabilir.

5.Planlama zaman içinde ileriye dönük düşünme demektir. Planlarda değişiklik gösteren kısım ise ne kadar uzun bir süreyi kaplayabileceklerini ve ne kadar kesin olduklarını bilmektir. Planın kapsadığı süre ve o süreç içindeki uygulanabilirliğinin bir sınırı vardır.

6.Siz farkında olun ya da olmayın, değerler yolunuzu yönlendirirler. İyi yol tayin etme kabiliyetine sahip olma yönünde atılacak ilk olumlu adım, şu anda hayatınızdaki seçeneklerinizi etkileyen değerlerin daha fazla farkında olmaktır.

7.Kural mahiyetindeki yöntem ve siyasetler çok açık seçik olmalıdır. Çünkü amaçları her türlü muhtemel zaman kaybı ve karışıklığı bertaraf etmektir.

8.Değerlerinizi bilin; çünkü zamanını kullanma yöntemlerinize bir yön ve kişilik verirler. Onları her sene değerlendirin, analiz edin ve bunun için gerekli zamanı ayırın. Hayat geminize yol gösteren yıldızlar olduklarını düşünün.

9.Başkalarının değerleri hakkında durup dururken yorumda bulunmayın.

10. Düşünme ve plan için zamana yatırım yapın; kısa zamanda geri dönüşümü olacaktır . Bu düşünce ve planlar için ajandanıza tarih ve zaman notlarını şimdiden düşün.

11.Bir projenin planlanması için ne kadar zaman ayrılırsa, toplamda çok daha az zaman kaybedilir.

12.Planlamaya harcanan her dakika uygulama safhasında size en az üç veya dört dakika kazandırır.

13. Parkinson kuralı, ayrılan süreden daha azı içinde yapılabiliyorsa, süreyi doldurmak için işi yavaşlatmaktır.

14.Planlamada ihtimallere her zaman yer ayrılmalıdır. Sadece kendi zamanınız bile olsa sınırlı kaynaklar ivi korunmalıdır.

15.Amaçlar ve hedefler belirsiz olmamalıdır. Planınız özel ve hesaplanabilir olmalı, belli bir süreyi kapsamalıdır.

16.Eğer bir şeyin gerçekleşmesini istiyorsanız, onun için zaman ve mekan bulmalısınız.

17.Gerçeklik kısmen insanların değer yargısıdır. Eğer yarına bugünden daha fazla değer veriyorsanız, yarın size daha gerçekçi gelebilir.

18.Geleceğe bakacak olursak, hâlâ şekillenmeyi bekliyor.Bugünün işini en iyi şekilde yapmak geleceğe olabilecek en iyi hazırlıktır. Dünkü duvarın üstüne tuğlalar ekleyen ve bizi yarına hazırlayan işi yapmak için her günkü zamanınızı en dikkatli şekilde ayarlamalısınız.

19.Gerçekten mecbur değilseniz, uzun süreli planlar yaparak zamanınızı çok önceden ipotek etmeyin.

20.Gelecek senenin ajandasını inceleme fırsatı bulduğunuzda tatilleri, aileyle geçirilecek zamanları ve çalışma olmayan günleri (üyesi olduğunuz dernek veya komitelerin toplantı günleri gibi) karalayın. Bunlar önceden ayarlanmış zamanlarınızdır . İşle ilgili bütün detayları yeni ajandaya da geçirmeyi sakın unutmayın. Teslimat tarihlerini veya mühletli hizmetleri sakın ihmâl etmeyin.

21.Gün için bir program ayarlamak temel bir disiplindir. Üzerinde çalıştığınız işler ve boş zamanlarınızda yapmak istediğiniz şeylerle ilgili yeni bir liste yapın.

22.Bütün görevler için bir bitiş zamanı belirleyin. Mülakat yapma veya rapor yazma gibi işlerin her biri için zaman lah mininde bulunma yoluna gidin. İşlerden sonra da tahmin et tiğiniz zamanı tutup tutmadığını kontrol edin.

23.Önceliklerinizi belirleyin. Önceliğe sahip bir iş muhteli karışımlara sahip iki ana maddeden oluşur: aciliyet ve önem. Gelecek senenin pazarlama stratejileri hakkında düşünmeye başlamanız önemli ve fakat acil değildir. 16.30'daki toplant da genel müdürü yeni satış kampanyası hakkında ikna elmeniz ise hem acil hem de önemlidir.

24.Kimi insanlar öncelik listesi hazırlarken harfleri kullanırken, kimileri de rakamlar veya yıldızları tercih eder. Bu iş için kullanılacak bir harf sistemi şöyle olabilir:

A Bugün yapılmalı 

B Bugün yapılsa iyi olur 

C Bugün yapılabilir

25. Eğer öncelik sırasına göre çalıştıysanız ve en önemli işleri hallettiyseniz, iş yerinde zaman yönetimi gerçekleşmiş demektir.

26.Bir uyarı: Eğer ajandanızda bir günün işini bir başka gune erteliyorsanız, bu tercihinizi enine boyuna inceleyin; ihmalkârlık yapiyor olabilirsiniz.

27. Her şeye rağmen esnek kalmaya da özen gösterin. Aileden biri veya önemli bir müşteri, listenizdeki bir sonraki işten çok daha önemli olabilir.

28.Şu anda en önemli iş ne? diye kendinize gün boyunca sormalısınız. Cevaplar devamlı değişen şartlara ve her dakikaya göre değişiklik gösteren ihtiyaçlara uygun olmalıdır. Ancak bu değişiklikler uzun vadede sizi esir almamalıdır.

29.Hayır diyeceğiniz zaman bunu kesin biçimde soyleyin Boylece kimse muallakta kalmaz ve daha sonra da arkanız. dan konuşmazlar. "Bir düşüneyim" veya "Bilmiyorum" gibi havada ifadeler karşınızdakine ümit verir. Tabii durumdan gerçekten emin değilseniz zamana oynayın.

30.Zamanınızın hepsini harcayacağınız bir teşebbüste bulunduğunuzda, kullanmak zorunda olduğunuz vaktin başkasına değil size ait olduğunu unutmayın.