Telefonla Konuşurken Dikkat Edilmesi Gereken Kurallar

Telefon, günümüzde en sık kullanılan iletişim araçlarından biridir. Ancak etkili bir telefon görüşmesi yapmak için bazı kurallara dikkat etmek gerekir. İşte telefonla konuşurken dikkat edilmesi gerekenler:

Görüşme Öncesi Hazırlık

• Amacınızı belirleyin: Görüşmenin amacını netleştirin. Ne hakkında konuşacağınızı ve neyi öğrenmek istediğinizi belirleyin.
• Not alın: Önemli bilgileri not almak için yanınızda kağıt kalem bulundurun.
• Sessiz bir ortam oluşturun: Çevresel seslerin görüşmeyi engellememesi için sessiz bir ortamda konuşmaya özen gösterin.

Görüşme Sırasında Dikkat Edilmesi Gerekenler

• Selamlaşma: Görüşmeye adınızı ve unvanınızı söyleyerek başlayın.
• Net ve anlaşılır konuşun: Ağzınızı açıkça hareket ettirerek ve normal bir ses tonuyla konuşun.
• Dinlemeyi öğrenin: Karşınızdaki kişiyi dikkatle dinleyin ve ara sıra onayladığınızı gösteren sözler kullanın.
• Soru sorun: Konuşmacının söylediklerini daha iyi anlamak için açıklayıcı sorular sormaya özen gösterin.
• Özetleyin: Konuşmacının söylediklerini kendi cümlelerinizle özetleyerek anladığınızı gösterin.
• Saygılı olun: Karşınızdaki kişiye saygılı bir dil kullanın ve kesmeyin.
• Vakit kaybetmeyin: Konuya hızlıca girin ve gereksiz detaylardan kaçının.
• Beden dilinizi kullanın: Telefonla konuşurken bile beden diliniz etkili olabilir. Dik durun ve gülümseyin.
• Not alın: Önemli bilgileri not alın.
• Teşekkür edin: Görüşme sonunda teşekkür ederek görüşmeyi sonlandırın.

Görüşme Sonrası Yapılması Gerekenler

• Notlarınızı değerlendirin: Aldığınız notları gözden geçirerek önemli noktaları belirlemeniz önemlidir.
• Gerekli aksiyonları alın: Görüşme sonucunda yapılması gerekenleri belirleyin ve hemen harekete geçin.

Telefon Görüşmelerinde Yapılmaması Gerekenler

• Çok hızlı veya yavaş konuşmak: Her iki durumda anlaşılmayı zorlaştırır.
• Ağzı kapalı konuşmak: Karşınızdaki kişiyi zor durumda bırakır.
• Telefonu kulaktan uzak tutmak: Sesin duyulmasını zorlaştırır.
• Kesintili konuşmak: Karşınızdaki kişiyi sıkabilir.
• Yanlış kişiyi aramak: Eğer yanlış kişiyi aradığınızda özür dileyerek hatanızı düzeltin.
• Özel konuları herkesin duyabileceği yerde konuşmak: Gizlilik ilkesine aykırıdır.

Ek İpuçları:

• Telefon görüşmesi öncesinde bir plan yapın: Konuşacağınız konuları ve soracağınız soruları önceden belirleyin.
• Gülümseyerek konuşun: Sesinizin tonu, karşıdaki kişiye nasıl hissettiğinizi yansıtır.
• Sabırlı olun: Karşınızdaki kişinin düşüncelerini tamamlamasına izin verin.
• Empati kurun: Karşınızdaki kişinin bakış açısını anlamaya çalışmak oldukça önemlidir.

Bu kurallara dikkat ederek daha etkili ve verimli telefon görüşmeleri yapabilirsiniz.

İş Görüşmesi Öncesi Telefon Görüşmesinde Dikkat Edilmesi Gerekenler

İş görüşmesi öncesi yapılan telefon görüşmesi, ilk izleniminizi oluşturmak için önemli bir fırsattır. Bu nedenle, bu görüşmeye özel olarak hazırlanmanız gerekir.

Hazırlık Aşaması:

• Araştırma: Şirket hakkında detaylı bir araştırma yapın. Ne iş yaptıklarını, değerlerini ve kültürlerini öğrenin.
• CV'nizi yanınızda bulundurun: Görüşme sırasında CV'nizdeki bilgileri hızlıca bulabilmek için yanınızda bulundurun.
• Sessiz bir ortam ayarlayın: Telefon görüşmesi için sessiz ve sakin bir ortam seçin.
• Not almak için hazır olun: Önemli bilgileri not almak için mutlaka yanınızda kağıt kalem bulundurun.
• Telefonunuzu şarj edin: Telefonunuzun şarjının yeterli olduğundan emin olun.

Görüşme Sırasında:

• Profesyonel olun: Ses tonunuz sakin ve güvenilir olmalı.
• Dikkatle dinleyin: Karşı tarafın sorularını dikkatle dinleyin ve cevaplarınızı ona göre şekillendirin.
• Net ve öz konuşun: Cevaplarınızı uzun cümlelerle değil, net ve öz bir şekilde ifade edin.
• Kendinizi iyi tanıtın: Neden bu pozisyona başvurduğunuzu ve neden sizinle çalışmaları gerektiğini açıklayın.
• Soru sorun: Şirket ve pozisyon hakkında merak ettiğiniz soruları sormaktan çekinmeyin.
• Teşekkür edin: Görüşme sonunda teşekkür ederek görüşmeyi sonlandırın.

Ek İpuçları:

• Vaktinde arayın: Görüşme için belirlenen saatte aramaya özen gösterin.
• Gülümseyerek konuşun: Sesinizin tonu, karşıdaki kişiye nasıl hissettiğinizi yansıtır.
• Kendinize güvenin: Hazırlıklı olduğunuz için kendinize güvenmekten çekinmeyin.
• Doğal olun: Kendinizi olduğunuz gibi gösterin.

Yapılmaması Gerekenler:

• Gürültülü bir ortamda arama yapmak: Çevresel sesler, görüşmeyi zorlaştırır.
• Yemek yerken veya içecek içerken arama yapmak: Bu durum, profesyonel bir görüntü vermemenize neden olur.
• Telefonu kulaktan uzak tutmak: Sesin duyulmasını zorlaştırır.
• Aşırı samimi olmak: İş görüşmesi, arkadaşlarınızla sohbet etmek gibi değildir. Profesyonel bir dil kullanmaya özen gösterin.

Örnek Sorular:

• Neden bu pozisyona başvurdunuz?
• Bize kendinizden bahseder misiniz?
• En büyük başarınız nedir?
• En büyük zorluğunuz neydi ve nasıl aştınız?
• Neden şirketimizde çalışmak istiyorsunuz?

Bu ipuçlarını takip ederek, telefon görüşmenizi başarıyla tamamlayabilir ve yüz yüze görüşmeye davet edilebilirsiniz.